Como organizar seus documentos importantes

Organize sua ingestão

O primeiro passo para criar um sistema de arquivamento doméstico organizado é reduzir a quantidade de papel que você recebe em primeiro lugar. Isso reduzirá a quantidade de papelada que você terá que passar e destruir ou arquivar. A papelada desnecessária inclui lixo eletrônico, folhetos, cupons que você nunca usará e revistas que você nunca lerá. Outra boa ideia é se inscrever para faturas eletrônicas e extratos. Se você realmente precisa ver alguma coisa, sempre pode fazer login na sua conta online e imprimir os documentos necessários. Utilizar um software gestão de estoque gratis é a melhor opção para organização de documentos além de produtos no geral. Você terá o controle de seus documentos on-line com facilidade e tudo ficará registrado e disponível quando você precisar.

Encontre toda a sua papelada


Antes de chegar à importante tarefa de organizar seus documentos legais, você precisa encontrá-los primeiro. Embora, às vezes é mais fácil dizer do que fazer. Verifique as gavetas da sua mesa e os papéis empilhados em cima dela. Verifique as bancadas da cozinha, bem como as gavetas e cestos da cozinha. Olhe em cima e dentro da cômoda e da mesa de cabeceira do seu quarto. Por último, mas não menos importante, verifique sua carteira, bolsa ou pasta para documentos importantes que você provavelmente está carregando.

Reúna os Materiais Necessários

  • Lixeira
  • Destruidor
  • Etiquetadora ou utensílio de escrita
  • Pasta de arquivos
  • Armário de arquivo
  • Cofre pequeno à prova de fogo
  • Arquivos pendurados em várias cores (com abas)
  • Bandeja da caixa de entrada (opcional)
  • Pasta para papelada diária (opcional)

Organize a pilha “Arquivo”
Primeiro, pegue seus documentos legais mais importantes, como seu passaporte e cartão de seguro social, talvez até sua certidão de nascimento (se você é internacional como eu, obter outra cópia seria extremamente difícil). Este é o material que vai direto para uma caixa à prova de fogo ou cofre para proteção.

Em seguida, divida seus documentos em subcategorias para uma organização mais eficiente, como pessoal (identificação, licença de casamento, etc.), acadêmica (diploma, transcrições), transporte (título do carro e recibos de reparo), emprego (como um contrato), financeiro (Documentos fiscais, contas pagas), saúde (registros médicos), Jurídico ( Testamento e outros documentos de planejamento imobiliário ) e imóveis ( Título , escritura, contrato de locação, reparos). Use as pastas de arquivos rotuladas para cada uma de suas subcategorias e, em seguida, coloque essas pastas no arquivo para facilitar o acesso.

Ter um relatório facilmente acessível de todas as suas contas bancárias e extratos recentes junto com seus outros documentos legais tornaria as coisas muito mais fáceis, em uma situação não tão fácil. Para não acumular papéis que podem ser confusos, livre-se do extrato bancário mensal anterior assim que receber um novo. E por livrar-se dele, eu realmente quero dizer rasgá-lo em pedaços.

O mesmo vale para todos aqueles recibos de pagamento. Você pode precisar deles para fornecer comprovante de renda quando precisar fazer uma grande compra ou contestar qualquer comportamento suspeito (como roubo de identidade). guarde seus contracheques por um ano e depois vá direto para o triturador.

Se seus extratos bancários e contracheques forem enviados apenas eletronicamente (como a maioria das coisas são hoje em dia), imprima uma página nomeando todas as suas contas bancárias com os números das contas bancárias associadas. Bem como as informações de login para sua conta de folha de pagamento.

Uma vez que você tenha um bom sistema para arquivar seus seus documentos importantes. A cada mês, quando você pagar suas contas, arquive quaisquer novos documentos na seção apropriada do seu sistema de arquivamento. Pelo menos duas vezes por ano, revise os documentos em seu sistema de arquivamento para ver se algum pode ser eliminado. Um bom cronograma a seguir é no primeiro do ano civil e no final de cada ano letivo.

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